UM w Czemiernikach

§ 1. Definicje
Ilekroć w niniejszej procedurze jest mowa o:
1) organie publicznym – należy przez to rozumieć Burmistrza Miasta Czemierniki lub Radę Miejską w Czemiernikach;
2) urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Czemiernikach – jednostkę organizacyjną Gminy Czemierniki powołaną do obsługi organów Gminy Czemierniki, tj. Burmistrza Miasta Czemierniki oraz Rady Miejskiej w Czemiernikach, z siedzibą w Czemiernikach, ul. Zamkowa 9, 21-306 Czemierniki, NIP: 5381268238, stanowiący podmiot publiczny w rozumieniu u.o.s.;
3) u.o.s. – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;
4) RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchyleniem dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. EU L 119 z 04.05.2016, str. 1, ze zm.);
5) sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie zgodnie z procedurą informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:
− pracownik;
− pracownik tymczasowy;
− osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
− przedsiębiorca;
− członek organu jednostki organizacyjnej nie posiadającej osobowości prawnej;
− osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
− stażysta;
− wolontariusz;
− praktykant;
− a także każdą z ww. osób, jeżeli dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w spółce lub na rzecz urzędu lub już po ich ustaniu;
6) działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;
7) działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszać prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawnie inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
8) informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie
dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie:
a) w urzędzie w trakcie procesu rekrutacji sygnalisty lub w trakcie innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy pomiędzy urzędem a sygnalistą, w trakcie wykonywania pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w urzędzie lub na rzecz urzędu albo po rozwiązaniu takiego stosunku lub po zakończeniu pełnienia funkcji,
b) w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
9) informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
10) kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w urzędzie lub na rzecz urzędu, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
11) osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, która z osobą, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
12) osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
13) osobie powiązanej z sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (t.j. Dz.U. z 2024 r., poz. 17 ze zm.);
14) postępowaniu prawnym – należy przez to rozumieć postępowanie toczące się na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności postępowanie karne, cywilne, administracyjne, dyscyplinarne lub o naruszenie dyscypliny finansów publicznych, albo postępowanie toczące się na podstawie regulacji wewnętrznych wydanych w celu wykonywania przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności antymobbingowych;
15) ujawnieniu publicznym – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
16) naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
a) korupcji,
b) zamówień publicznych,
c) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
d) bezpieczeństwa transportu,
e) ochrony środowiska,
f) zdrowia i dobrostanu zwierząt,
g) zdrowia publicznego,
h) ochrony prywatności i danych osobowych,
i) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
j) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
k) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
l) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w lit. od a do k,
m) przestrzegania obowiązujących przepisów prawa lub naruszenia obowiązków pracownika samorządowego, o którym mowa w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz.U. z 2024 r., poz. 1135) przez pracowników urzędu,
n) praw pracowniczych, w szczególności w wyniku mobbingu, dyskryminacji lub wszelkich nadużyć stosunku zależności w relacjach pracowniczych lub służbowych, z wyłączeniem informacji objętych art. 5 ust. 1-4 u.o.s.;
17) zgłoszeniu – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w u.o.s.;
18) zgłoszeniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie urzędowi informacji o naruszeniu prawa;
19) osobie upoważnionej – należy przez to rozumieć osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej, jak również prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych, pod warunkiem, że zgłoszenie jej nie dotyczy;
20) adresie do kontaktu – należy przez to rozumieć adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej.
§ 2. Zgłoszenia anonimowe oraz przetwarzanie danych osobowych
1. Urząd gwarantuje, że niniejsza procedura oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem wewnętrznym oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
2. Urząd jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych, o którym mowa w § 5.
3. Niniejsza procedura nie przewiduje przyjmowania zgłoszeń dokonanych anonimowo.
4. Niniejsza procedura oraz u.o.s. nie wyłączają stosowania przepisów odrębnych przewidujących szczególny tryb zgłaszania naruszeń prawa, w tym rozpatrywanie informacji o naruszeniu prawa zgłoszonych anonimowo.
5. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty. Przepisu tego nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
6. Przed dokonaniem ujawnienia danych sygnalisty, o którym mowa w ust. 5 zdanie 2, organ publiczny powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu lub sądowemu.
7. Urząd po otrzymaniu zgłoszenia wewnętrznego przetwarza dane osobowego w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
8. Przepisu art. 14 ust. 2 lit. f RODO nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 u.o.s. albo wyraził zgodę na takie przekazanie.
9. Przepisu art. 15 ust. 1 lit. g RODO w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 u.o.s. albo wyraził zgodę na takie przekazanie.
10. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez urząd lub organ publiczny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
11. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
12. W przypadku, o którym mowa w ust. 8, urząd lub organ publiczny usuwają dane osobowe oraz niszczą dokumenty związane ze zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2020 r., poz. 164 ze zm.) nie stosuje się.
§ 3. Ochrona sygnalistów, osób z nimi powiązanych lub osób im pomagających w dokonaniu zgłoszenia.
1. Wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Zasady ochrony oraz uprawnienia ww. osób określają przepisy rozdziału 2 u.o.s. Podejmowanie działań odwetowych, w tym w sposób uporczywy, jak również ujawnienie wbrew przepisom u.o.s. tożsamości ww. osób stanowią przestępstwa, o których mowa w art. 55 ust. 1 i 2 oraz art. 56 u.o.s.
2. Nie można zrzec się praw określonych w rozdziale 2 u.o.s. ani przyjąć na siebie odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia nieprawdziwych informacji.
3. Uniemożliwianie lub istotne utrudnianie, w tym poprzez stosowanie przemocy, groźby bezprawnej lub podstępu, dokonania zgłoszenia stanowi przestępstwo, o którym mowa w art. 54 ust. 1 i 2 u.o.s.
4. Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, stanowi przestępstwo, o którym mowa w art. 57 u.o.s.
5. Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie, jeżeli dokona:
1) zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego, a urząd, a następnie organ publiczny w terminie na przekazanie informacji wskazanej w § 4 ust. 8, a następnie w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zewnętrznej organu publicznego nie podejmą żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekażą sygnaliście informacji zwrotnej lub
2) od razu zgłoszenia zewnętrznego, a organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zewnętrznej organu publicznego nie podejmą żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekażą sygnaliście informacji zwrotnej
– chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
6. Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie także w przypadku, gdy ma uzasadnione podstawy sądzić, że:
1) naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego, w szczególności gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub
2) dokonanie zgłoszenia zewnętrznego narazi sygnalistę na działanie odwetowe, lub
3) w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów, istnienia zmowy między organem publicznym a sprawcą naruszenia lub udziału organu publicznego w naruszeniu.
7. Przy ocenie, czy działanie następcze jest odpowiednie, uwzględnia się w szczególności czynności podjęte w celu zweryfikowania informacji o naruszeniu, prawidłowość oceny informacji o naruszeniu oraz adekwatność środków podjętych w następstwie stwierdzenia naruszenia, w tym – w odpowiednim przypadku – w celu zapobiegnięcia dalszym naruszeniom, z uwzględnieniem wagi naruszenia.
8. Przepisów ust. 6 i 7 nie stosuje się, jeżeli przekazanie informacji o naruszeniu prawa następuje bezpośrednio do prasy i stosuje się ustawę z dnia 26 stycznia 1984 r.– Prawo prasowe (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 1914).
§ 4. Zgłoszenia wewnętrzne
1. Osobami upoważnionymi są:
1) Pan Waldemar Kozak – Sekretarz Gminy, koordynator ds. sygnalistów,
2) Pani Teresa Bajda – Kierownik referatu ds. podatkowych i organizacyjnych, zastępca koordynatora ds. sygnalistów, odnośnie zgłoszeń, które dotyczą osoby wskazanej w pkt 1.
2. Zgłoszenia nie może analizować lub w jakikolwiek inny sposób mieć z nim styczność osoba, której zgłoszenie to dotyczy.
3. Zgłoszenia nieprawidłowości mogą być przekazywane za pomocą następujących kanałów komunikacji:
1) zgłoszenia do koordynatora ds. sygnalistów na dedykowaną skrzynkę poczty elektronicznej – sygnalista@czemierniki.pl, telefonicznie pod numerem 833068254, pisemnie lub ustnie podczas spotkania z osobą upoważnioną, wymienioną w § 4 ust. 1;
2) zgłoszenia do zastępcy koordynatora ds. sygnalistów na dedykowaną skrzynkę poczty elektronicznej – sygnalista 1@czemierniki.pl, telefonicznie pod numerem 833068244, pisemnie lub ustnie podczas spotkania z osobą upoważnioną, wymienioną w § 4 ust. 2;
3) w formie papierowej poprzez wysłanie zgłoszenia na adres – Urząd Miejski w Czemiernikach, ul. Zamkowa 9, 21-306 Czemierniki, z dopiskiem na kopercie „POUFNE – zgłoszenie sygnalista”. Wzór formularza zgłoszenia stanowi załącznik nr 1 do niniejszej procedury.
4) złożenie osobiste lub za pośrednictwem osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia u osoby
upoważnionej;
5) ustnie wobec osoby upoważnionej, w rozmowie bezpośredniej lub w rozmowie telefonicznej.
4. Zgłoszenie ustne jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez osobę upoważnioną. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie.
5. Na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie:
1) nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub
2) protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez osobę upoważnioną.
Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie.
6. Osoba upoważniona w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
7. Osoba upoważniona podejmuje niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia wewnętrznego, z zachowaniem należytej staranności, odpowiednie działania następcze w rozumieniu art. 52 u.o.s.
8. Osoba upoważniona przekazuje sygnaliście informację zwrotną niezwłocznie, przy czym nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nie przekazania potwierdzenia, o którym mowa w ust. 6 – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
9. Zgłoszenia anonimowe pozostawia się bez rozpoznania, chyba, że z okoliczności wskazanych w zgłoszeniu istnieje możliwość identyfikacji sygnalisty, jak również ustalenie organu publicznego lub podmiotu prawnego właściwego do podjęcia działań następczych w stosunku do przedmiotu zgłoszenia. W takim przypadku zgłoszenie rejestruje się w Rejestrze i nadaje mu się bieg zgodnie z niniejszą procedurą lub przekazuje właściwemu organowi publicznemu lub podmiotowi prawnemu w terminie 7 dni od dnia wpływu zgłoszenia anonimowego.
§ 5. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych
1. Urząd prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych.
2. Osoby, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 1 i 2 są upoważnione do prowadzenia oddzielnych rejestrów.
3. Wpisu do rejestru zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się na podstawie zgłoszenia wewnętrznego.
4. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje:
1) numer zgłoszenia,
2) przedmiot naruszenia prawa,
3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,
4) adres do kontaktu sygnalisty,
5) datę dokonania zgłoszenia,
6) informację o podjętych działaniach następczych,
7) datę zakończenia sprawy.
5. Wzór rejestru zgłoszeń wewnętrznych stanowi załącznik nr 2 do niniejszej procedury.
§ 6. Zgłoszenia zewnętrzne
1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
2. Zgłoszenia zewnętrzne dokonuje się do Rzecznika Praw Obywatelskich (Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa) lub właściwego w sprawie organu publicznego.
§ 7. Postanowienia końcowe
1. Niniejsza procedura wchodzi w życie z dniem 25 grudnia 2024 r.
2. Przepisy niniejszej procedury podlegają weryfikacji nie rzadziej niż raz na trzy lata.
3. W sprawach nieuregulowanych szczegółowo w niniejszej procedurze stosuje się u.o.s.

Do pobrania:

Formularz zgłoszenia naruszeń prawa.pdf